As apresentações de projetos, proposições ou informes executivos em conselhos e comitês são uma prática comum no ambiente corporativo, desempenhando um papel crucial na tomada de decisões e na gestão empresarial. Seja em conselhos de administração ou fiscal, comitês de auditoria ou de partes relacionadas, ou em reuniões de diretoria executiva, uma apresentação bem executada pode acelerar a tomada de decisão e beneficiar a organização. No entanto, quando mal conduzidas, podem prejudicar projetos, causar embaraços e até afetar a carreira dos responsáveis.
Apesar de parecer trivial, a linha entre sucesso e fracasso em apresentações corporativas é tênue. Com agendas ocupadas e variados assuntos em pauta, obter a concentração dos membros do conselho, conduzir o debate de forma eficaz e alcançar a aprovação desejada é uma tarefa desafiadora e estressante para muitos gestores. A pressão é ainda maior quando se trata de decisões importantes como aprovação de orçamentos elevados, deliberação de contas, contratação de parcerias, fusões e aquisições, mesmo que precedidas por estudos detalhados e pareceres.
Em apresentações conjuntas, a responsabilidade recai sobre o líder da equipe, que deve coordenar a apresentação e lidar com o sucesso ou fracasso do resultado. Este artigo oferece 10 recomendações para ajudar os profissionais a se prepararem melhor e realizarem apresentações eficazes:
Preparação Extensiva: Nunca faça uma apresentação sem estar bem preparado. Estude tudo sobre o assunto, pesquise outras empresas do setor e, se sentir insegurança, negocie uma alteração da data da apresentação. Ir sem preparo é arriscado.
Conhecimento da Audiência: Pesquise antecipadamente os membros do conselho ou comitê. Conheça seus currículos e especializações, pois especialistas não perderão a chance de questionar e sugerir.
Vestimenta Adequada: Seja discreto na escolha da roupa. O foco deve ser o tema da apresentação, e não a última tendência da moda.
Ferramentas Apropriadas: Avalie a melhor ferramenta para a apresentação. Um texto bem redigido ou uma apresentação verbal segura pode ser mais adequada que um PPT, dependendo do contexto.
Organização em Etapas: Prepare a apresentação para o tempo estipulado, mas esteja pronto para adaptações. Ser objetivo é crucial, mesmo com pouco tempo disponível.
Linguagem Não Verbal: Prefira falar de pé, use movimentos de mãos com moderação e mantenha contato visual com os conselheiros. A postura e a expressão corporal são importantes.
Respeito às Perguntas: Não interrompa perguntas ou demonstre contrariedade. Veja as perguntas como interesse no seu trabalho e responda com clareza. Se não souber a resposta, admita e prometa esclarecimentos futuros.
Tom de Voz: Use um tom de voz firme e confiante, modulando conforme necessário para manter o interesse da audiência e garantir atenção.
Evite jargões e Excesso de Inglês: Seja claro e objetivo, evitando frases prontas e termos excessivos em inglês. Concentre-se em gerar identificação com o tema apresentado.
Fechamento eficaz: Garanta que sua apresentação alcance o objetivo desejado, seja aprovação, recomendações ou um posicionamento formal. Se necessário, esteja preparado para encerrar a apresentação e revisitar o tema posteriormente.
Participar de reuniões de conselhos ou comitês é uma oportunidade valiosa. Muitos gestores gostariam de ter acesso a esses níveis de governança, dialogando com acionistas e executivos experientes. Preparo, planejamento e dedicação são essenciais não apenas para apresentações bem-sucedidas, mas também para a sobrevivência e prosperidade no ambiente corporativo.
EDMILSON GAMA é especialista em Governança Corporativa e Compliance. Advogado, engenheiro e mestre em economia, tem livros publicados em finanças empresariais e governança corporativa. CFO do BDMG – Banco de Desenvolvimento de Minas Gerais.
